Krajowy System e-Faktur czyli KSeF
Wprowadzenie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczna platforma przygotowana i zarządzana przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML, zgodny z określonym schematem, zawierający dane w sposób możliwy do automatycznego przetwarzania przez systemy informatyczne.
Docelowo, KSeF stanie się obowiązkowym kanałem fakturowania w obrocie gospodarczym – oznacza to, że faktury sprzedażowe będą wystawiane, przesyłane i odbierane właśnie za pośrednictwem tego systemu.
Terminy wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur
W wersji dobrowolnej dla przedsiębiorców KSeF funkcjonuje już od 2022 roku. Termin stosowania obowiązkowo KSeF dla (prawie) wszystkich podmiotów gospodarczych był już kilkakrotnie przesuwany.
Aktualnie ogłoszone terminy to 1 lutego i 1 kwietnia 2026 roku. Obserwując stopień zaangażowania urzędów skarbowych w kampanię informacyjną i szkoleniową, wydaje się, że tym razem termin ten zostanie dotrzymany.
Dla kogo KSeF?
Ministerstwo Finansów zdecydowało o wprowadzeniu obowiązkowego KSeF w dwóch terminach:
-1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł;
-1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Trzeba jednak podkreślić, że termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (wysyłania ich do KSeF) a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).
Kiedy mówi się, że obowiązek będzie dotyczył podatników VAT to trzeba zwrócić uwagę na definicję, kto tak naprawdę jest podatnikiem VAT.
Podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) jest osoba fizyczna, prawna oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka cywilna, spółka jawna, spółka partnerska, itp.), która samodzielnie wykonuje działalność gospodarczą, bez względu na cel czy rezultat takiej działalności. Podatnik podatku VAT może być podatnikiem czynnym lub zwolnionym.
Tak więc podatnikiem VAT są również podmioty nie zarejestrowane do VAT (na przykład te, które nie przekroczyły limitu przychodów 200 000 zł rocznie).
Jeżeli podmiot zwolniony z VAT będzie wystawiać fakturę VAT to będzie zobligowany do działania w KSeF, w każdym przypadku, gdy nabywcą świadczeń tego podmiotu będzie inny przedsiębiorca posiadający NIP (np. podatnik VAT czynny). Jeżeli podatnik VAT zwolniony podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione, zdecyduje się na wystawienie faktury dla innego podatnika to ta będzie musiała być wystawiona w KSeF.
W przypadku nabywców o statusie konsumenta, wystawienie e-faktury w KSeF zależeć będzie wyłącznie od woli wystawcy.
Wyłączenia z KSeF
W obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych występują pewne wyłączenia:
a) wyłączenia ze względu na status stron transakcji
(uwaga: pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać poniżej wymienione faktury dobrowolnie w KSeF)
1) faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (dla konsumentów),
2) faktury wystawiane przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
3) przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
b) wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji
(uwaga: w poniższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF)
1) procedura OSS nieunijna,
2) procedura importu IOSS,
3) procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
c) czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym (obecnie w fazie projektu), w tym między innymi:
1) świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego,
2) świadczenie usług udokumentowane fakturą w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego,
3) świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, (trochę upraszczając są to różnego rodzaju usługi finansowe) udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
4) dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
- -nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP,
- sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP.
d) wyłączenia z KSeF obowiązujące w okresie przejściowym:
1) do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
2) do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
Faktura z załącznikiem
Od 1 lutego 2026 r., zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury, przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz dane ściśle z nimi związane (np. dane w zakresie ceny jednostkowej, miary, ilości). W załączniku nie będzie można zamieszczać informacji marketingowych.
Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać od 1 stycznia 2026 r.
KSeF a PEF
Faktury w relacji B2G (Business to Government) wystawione w PEF, po przesłaniu do KSeF oraz po nadaniu im numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną.
Faktury VAT RR
Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF. Dla tego typu faktur przewidziana jest odrębna struktura logiczna FA_RR(1).
Faktura proforma
Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF. Można będzie ją wystawiać na dotychczasowych zasadach.
Duplikat faktury
Faktury ustrukturyzowane, które będą wystawiane w systemie KSeF, będą przechowywane w nim przez okres 10 lat. Tym samym nie będzie możliwe zagubienie ani zniszczenie faktury ustrukturyzowanej. Podatnik będzie mógł zatem w każdej chwili pobrać z systemu KSeF wszystkie brakujące dokumenty dotyczące zarówno sprzedaży, jak i zakupów. To oznacza, że duplikat faktury nie będzie miał już zastosowania.
Noty korygujące
Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF nie będzie już możliwe wystawienie noty korygującej do faktury wystawionej w KSeF.
Noty obciążeniowe
Noty obciążeniowe nie są fakturami i nie dokumentują zdarzenia opodatkowanego VAT. W związku z tym nie wysyłamy ich do KSeF. Będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.
Anulowanie faktury wysłanej do KSeF
Nie ma możliwości anulowania faktury wysłanej do KSeF.. Jedyną możliwością poprawy będzie wystawienie faktury korygującej.
Trzeba podkreślić, że z punktu widzenia ustawodawcy obowiązek dotyczący KSeF to obowiązek wysłania faktury sprzedażowej do KSeF. Pobieranie takiej faktury jest, w pewnym sensie dobrowolne, i wynika z tego, że tylko faktura zarejestrowana w KSeF (a będzie tam dostępna przez dziesięć lat od wystawienia), jest jedyną legalną fakturą.
Dobrze to obrazuje przykład faktur sprzedaży dla podmiotów zagranicznych (nie mających siedziby w Polsce). Podmioty te nie korzystają z polskiego KSeF. Ale wystawca faktury – polski podatnik – ma obowiązek taką fakturę przekazać do KSeF a do odbiorcy dostarczy ją w dotychczas praktykowany sposób.
Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Oznacza to, że data nadania wystawionej przez sprzedawcę fakturze numeru KSeF jest równoznaczna z data odbioru tej faktury przez nabywcę. Nie jest do tego potrzebna żadna akceptacja odbioru faktury ani fizyczne pobranie jej z systemu KSeF.
Domniemanie odbioru faktury przez nabywcę będzie miało istotne znaczenie dla procesów zakupowych w wielu organizacjach. Faktura zakupowa niespełniająca wymogów ustalonych z dostawcą, faktury zakupowe otrzymywane od nieznanych podmiotów, faktury dokumentujące zakupy dokonane przez pracowników – wszystko to (i nie tylko to) wymaga szczególnej uwagi i procedury akceptacji i ewentualnej reklamacji u wystawcy faktury.
Jeżeli faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, w tym m.in. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Uwaga: Powyższe zasady ogólne podlegają szczególnym uregulowaniom, w przypadku wystawiania faktur w trybie offline oraz w przypadku awarii. Te szczególne sytuacje omówimy w kolejnych biuletynach.
Przygotowania do KSeF u przedsiębiorcy
Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych i wysyłania ich do KSeF niesie dużo obowiązków dla podatników.
Każdy z nas powinien co najmniej:
- przeanalizować, jak obecnie wystawia i odbiera faktury (ręcznie, w Excelu, przez program do fakturowania) oraz jak te dane są przekazywane do biura rachunkowego lub działu księgowości. Należy wziąć pod uwagę, że wystawianie ręcznie, czy np. w excelu będzie wykluczone – tak wystawionej faktury nie można przesłać do KSeF,
- wybrać oprogramowanie zgodne z KSeF. System KSeF umożliwia bezpłatne wystawianie faktur na stronie KSeF, ale jest to bardzo proste narzędzie – bez żadnego wsparcia ułatwiającego proces wystawiania faktur,
- ustalić zasady dostępu do KSeF czyli określić, kto będzie mógł wystawiać faktury w imieniu podatnika (samodzielnie, pracownicy, biuro rachunkowe, zewnętrzni doradcy). Odpowiednio do tego nadać uprawnienia, które nadaje się przez e-Urząd Skarbowy. Tym samym niezbędne będą do użycia elektroniczne sposoby autoryzacji (podpis kwalifikowany, profil zaufany lub elektroniczna pieczęć kwalifikowana),
- ustalić kto może pobierać faktury z KSeF i jak będzie weryfikowana zgodność merytoryczna faktury czyli czy faktura prawidłowo poświadcza wykonaną usługę czy dostawę towaru dla naszego podmiotu,
- zaplanować jak faktury będą przekazywane do biura rachunkowego.
W większości tych spraw może pomóc nasze biuro, ale niezbędne będzie Państwa zaangażowanie w ten proces.
Podsumowanie
KSeF niesie szansę na uporządkowanie tworzenia i obiegu dokumentów. Ale KSeF, przede wszystkim narzuca obowiązki – terminowość wystawiania faktur, brak możliwości anulowania, „podmieniania” faktur.
Brak przesłania faktury do KSeF może skutkować konsekwencjami podatkowymi:
– brak możliwości odliczenia VAT przez kontrahenta,
– sankcje podatkowe,
– odmowa zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodu.
Dalsze informacje
W kolejnych newsletterach będziemy starli się przekazać bliższe informacje.
Zachęcamy również do zapoznania się z KSeF poprzez udział w bezpłatnych szkoleniach (zarówno stacjonarnych, jak i online) oferowanych przez Urzędy Skarbowe. Informacji o takich szkoleniach należy szukać na stronach internetowych Urzędów Skarbowych.
Pytania w sprawach KSeF można kierować do nas na adres:
Postaramy się udzielać odpowiedzi w naszym biuletynie i na stronie internetowej.
Na razie nie udzielamy informacji telefonicznej w sprawie KSeF.
Pomocne strony
https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenie/ksef-z-saldeosmart/